Задача проверки одна: перевести подозрение в документы. Пока это ощущение, сделать с ним нельзя ничего.
Признаки, на которые смотрят первыми
- Расхождения в остатках. Склад не сходится с учётом, касса с выручкой, взаиморасчёты с актами сверки.
- Один поставщик по цене выше рынка. Особенно если он появился недавно, а другие предложения никто не запрашивал.
- Подотчёт без документов. Деньги выданы, отчёты не закрыты или закрыты бумагами, которые ничего не подтверждают.
- Дубли платежей. Один счёт оплачен дважды, возврата не было.
- Родственные связи с контрагентами. Совпадающие фамилии, адреса и телефоны в реквизитах, бывшие коллеги у поставщика.
Ни один признак сам по себе ничего не доказывает. Доказывает совокупность.
Порядок работы
- Фиксация текущего состояния. Закрывается возможность править данные задним числом, снимается копия базы. Иначе к моменту выводов проверять будет нечего.
- Сбор данных. Выписки банка, кассовые документы, договоры, счета, акты, складские движения, переписка по закупкам.
- Анализ движения денег и документов. Кому платили, сколько, на каком основании, как менялись цены, где платёж не подтверждён ничем.
- Опрос ответственных. Не допрос, а разговор по конкретным документам: вот платёж, объясните основание. Часто это даёт больше, чем неделя анализа.
- Письменные выводы. Что установлено, каким документом подтверждается, что осталось непроверяемым.
Посчитаем объём и сроки. Задайте вопрос нашему специалисту в телеграме — ответим и без заявки.
Что можно предъявить работнику
Внутренняя проверка даёт основание для разговора и кадрового решения. Взыскать деньги сложнее.
Трудовое право на стороне работника: по общему правилу он отвечает в пределах среднего заработка. Полная материальная ответственность наступает в отдельных случаях, и договор о ней можно заключить не с каждой должностью.
Размер ущерба придётся посчитать и подтвердить документами. Порядок и сроки взыскания сверяйте по действующей редакции: правила менялись.
Что понадобится в суде
Отчёт внутренней проверки остаётся позицией одной стороны. Ему нужны опоры: первичные документы, инвентаризация, расчёты, которые можно повторить и получить тот же результат.
Если речь о директоре, спор идёт про убытки, причинённые компании, и доказывать надо не только сумму, но и неразумность решений. Про это у нас отдельная страница.
Когда сумму нужно установить независимо от сторон, суд назначает судебную бухгалтерскую экспертизу. Как её назначают и как ставят вопросы эксперту, разобрано на соседней странице.
Чего такая проверка не делает
Запросов в банки контрагентов, доступа к чужой переписке и оперативных действий у частной проверки нет. Мы работаем с документами компании и открытыми источниками, и обычно этого хватает: деньги уходят через бумаги из вашей же бухгалтерии.
Короткие ответы
Можно ли проверить сотрудника, не объявляя об этом? Смотреть документы компании можно без объявления. Но как только речь заходит о взыскании, включается процедура с объяснениями работника.
С чего начать, если подозрение пока одно? С фиксации: копия базы и закрытый доступ на правки задним числом. Остальное подождёт день, а испорченные данные не вернутся.
Обязательно ли идти в полицию? Нет, это решение компании. Нередко выгоднее вернуть деньги и расстаться тихо.
Что делать, если документы уже пропали? Собирать картину по банку, фискальным данным и документам контрагентов. Полностью бумаги исчезают редко.
Сколько времени занимает проверка? От нескольких дней на один участок до нескольких недель, если смотреть закупки, склад и подотчёт разом.
Как это делаем мы
Мы работаем на рынке с 2008 года и ведём бухгалтерию, право и стратегию в одних руках. Здесь это и нужно: бухгалтер видит, где цифры не сходятся, юрист говорит, что из этого можно предъявить.
Начинаем с того, что уже есть в базе и в банке. Первые расхождения обычно видны за несколько дней, без опросов и без шума в коллективе.
Судебную экспертизу проводит эксперт, назначенный судом, это не наша роль. Наша работа рядом: собрать материалы и расчёты так, чтобы эксперту было с чем работать. Расчёты проверяются трижды: ведущий бухгалтер, главный бухгалтер группы и аккредитованный аудитор.
Скажите, что вызывает подозрение, — посмотрим, что уже видно по документам.
Материал подготовлен «Авангард Бюро» · , обновлено